QuickBooks初学者指南及工作原理

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QuickBooks帮助你轻松管理企业财务。你使用它作为专为小型企业设计的会计软件，特别是如果你想节省时间并减少错误。QuickBooks在美国拥有强大的市场占有率，大约62%的小型企业选择它作为主要工具。许多拥有1-50名员工的企业主信任QuickBooks，因为它设置简单且报告清晰。你可以开始免费试用以探索其功能。QuickBooks自动化任务，提供实时洞察，并与其他工具连接。如果你需要保持财务井然有序，QuickBooks提供另一个试用机会，让你看到它如何适应你的企业。

关键要点

• QuickBooks是易于使用的会计软件，帮助小型企业管理财务，节省时间并减少错误。
• 该软件提供自动化、实时洞察和移动访问，使跟踪收入、费用、发票和工资单变得简单。
• 不同的QuickBooks版本适合各种业务需求，从自由职业者到大型公司，提供云端或桌面使用选项。
• QuickBooks与许多应用程序和银行连接，自动化任务并提高准确性，帮助你的企业顺利发展。
• 通过免费试用开始，让你探索功能并找到合适的计划，保持财务井然有序并支持你的成功。

QuickBooks是什么？

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概述

QuickBooks是一款流行的会计软件包，帮助你管理企业财务。Intuit，QuickBooks背后的公司，将其定义为专为中小型企业设计的工具。你可以使用QuickBooks会计软件处理发票、工资单、库存和财务报告等任务。该软件提供不同版本，因此你可以选择最适合你需求的版本。QuickBooks因其可扩展性和与其他业务工具的良好兼容性而脱颖而出。

当你使用QuickBooks会计软件时，你获得的不仅仅是数字账本。你可以访问使日常工作更轻松的功能。例如，你可以发送发票、跟踪费用、运行工资单，并只需几次点击即可生成报告。QuickBooks还支持实时更新和自动备份，因此你始终拥有最新信息。如果你是小型企业主，你会发现QuickBooks帮助你保持井然有序并节省时间。

QuickBooks会计软件为你提供企业财务的清晰视图。你可以随时了解资金流向以及企业表现。

以下是QuickBooks区别于其他会计软件的一些核心功能：

• QuickBooks Online让你在云端管理财务，因此你可以从任何地方工作。
• QuickBooks Solopreneur为个体户提供发票、费用跟踪和税务申报工具，非常适合个体经营者。
• QuickBooks Enterprise支持大型企业，提供高级库存跟踪和自定义定价。
• QuickBooks Accountant Desktop和QuickBooks Online Accountant帮助财务专业人士管理多个客户。
• QuickBooks Ledger专注于税务客户的年终报告。
• 你可以添加额外功能并将QuickBooks与超过750个第三方应用程序连接。

QuickBooks拥有成熟的功能集。你可以处理复杂任务，如工作成本核算、库存管理和多地点运营。该软件还提供适用于建筑、制造和非营利组织等领域的行业特定版本。许多会计师和簿记员使用QuickBooks，因此你可以轻松找到专业支持。

使用者

你会发现QuickBooks服务于广泛的用户群体。小型企业、自由职业者和中小型企业主经常选择QuickBooks会计软件，因为它易于使用且功能强大。如果你是微型企业、承包商或管理出租物业，QuickBooks可以帮助你跟踪收入和费用。许多美发师、沙龙业主、汽车修理店、日托业务、Airbnb房东和Uber司机依靠QuickBooks保持财务井然有序。

财务专业人士也使用QuickBooks。会计师和簿记员喜欢专门版本，这些版本让他们可以管理多个客户并运行详细报告。你可以使用QuickBooks自动化任务、简化工资单和处理支付。该软件使与会计师或团队成员的协作变得简单。

人们选择QuickBooks的一些原因包括：

• 用户友好的界面，无需会计学位。
• 自动化功能，节省时间并减少错误。
• 移动访问，因此你可以在移动中管理企业。
• 工资单工具处理直接存款和税务表格。
• 自定义财务报告，帮助你了解企业表现。
• 轻松与他人协作。

如果你想跟踪收入、费用、发票、支付、工资单和税务扣除，QuickBooks为你提供所需工具。该软件适用于多种行业和企业规模，使其成为小型企业和专业人士的首选。

QuickBooks会计软件

主要功能

QuickBooks为你提供广泛的工具来管理企业财务。你可以轻松跟踪收入和费用、创建发票和处理工资单。许多用户重视QuickBooks会计软件中的自动化功能。这种自动化帮助你节省时间并减少错误。你可以连接银行账户和信用卡，因此交易会自动显示。QuickBooks功能如自定义发票和支付提醒帮助你更快收到款项。

最近在美国对2000名会计师的调查显示，自动化、云访问和第三方集成是一些最广泛使用的QuickBooks功能。这些工具帮助你每天更高效地工作。QuickBooks会计软件还提供高级功能，如库存监控和实时报告。你可以使用云端从任何设备访问数据，这使得与团队或会计师的协作变得简单。

以下是显示一些最重要的QuickBooks功能的表格：

功能	描述
收入和费用跟踪	跟踪所有资金流入和流出，包括销售、发票、账单和工资单。
发票	创建、自定义和发送发票；自动发送支付提醒。
工资单管理	自动处理工资单和税务申报。
银行对账	将银行交易与你的记录匹配以确保准确性。
库存监控	跟踪库存水平和销售；设置重新订购提醒。
云会计	随时随地访问你的财务。
自动化与工作流程	自动处理账单和会计任务。
报告与分析	生成实时财务报告和仪表板。
应用程序与集成	与超过1000个第三方应用程序连接。

优势

QuickBooks会计软件为你的企业带来诸多优势。你可以自动化发票和支付，这加速了你的现金流。该软件与你的银行账户同步，因此你始终拥有准确的财务数据。你可以设置预算和支出限制以更好地控制现金流。这些QuickBooks功能帮助你做出更明智的决策并专注于发展企业。

许多企业在转换到QuickBooks后报告了显著改善。你获得24/7云访问，这意味着你可以从任何地方检查财务。实时更新让你随时审查数据并与会计师合作。QuickBooks功能如高级报告和工资单管理每周为你节省数小时。你可以看到以下图表中的影响：

“投资Intuit企业套件是我们为客户和内部组织提供‘双赢’的必要举措。如果我们能简化和无缝化我们的簿记工作，这意味着我们可以花更多时间做真正的业务。” — 首席财务官，景观/建筑行业

使用QuickBooks，你可以提高效率、减少错误并获得宝贵洞察。QuickBooks会计软件中的高级功能和自动化帮助你保持井然有序并为发展做好准备。

QuickBooks Online

自动化

QuickBooks Online作为云端会计软件脱颖而出，帮助你自动化许多日常任务。当你使用此基于订阅的云服务时，你可以节省时间并减少错误。QuickBooks Online与你的银行账户连接并自动下载交易。你无需手动输入每笔交易。你可以在QuickBooks Online中设置规则以分类你的费用和收入。此功能保持你的记录井然有序且准确。

以下是QuickBooks Online如何自动化你的工作：

1. QuickBooks Online与Gusto等工资单应用程序集成。工资单数据自动导入并遵循你的业务规则。
2. 你可以设置定期发票并安排逾期付款提醒。这保持你的现金流稳定。
3. QuickBooks Online让你自定义报告并安排通过电子邮件发送。你无需每次都创建报告。

QuickBooks Online使用人工智能处理日记账分录、预付费用和递延收入。这种自动化提高准确性，让你专注于发展企业。你还可以将QuickBooks Online与超过750个第三方应用程序连接。这些集成同步数据并减少手动输入。QuickBooks Online提供实时洞察，因此你始终了解企业的表现。

QuickBooks Online帮助你自动化常规会计任务，因此你可以花更多时间在重要决策上。

移动应用程序

QuickBooks Online移动应用程序让你随时随地管理企业。你可以在手机或平板电脑上检查财务、发送发票和跟踪费用。此云端版本的QuickBooks保持你的数据跨设备更新。

使用QuickBooks Online移动应用程序，你可以：

• 随时随地访问你的业务信息。
• 直接从你的设备发送发票和估算。
• 查看、添加和编辑交易，如销售和费用。
• 监控现金流并查看实时业务报告。
• 拍摄收据照片并分类费用以备税务季节。
• 接收快速电子支付。
• 获得库存、时间表和任务的提醒。
• 享受128位SSL加密的安全数据。

QuickBooks Online支持多用户并跨设备同步数据。这使你和你的团队保持一致。移动应用程序非常适合需要灵活性的小型企业主、自由职业者和会计师。桌面版的大多数任务在应用程序中都可用，除了里程跟踪和收据照片拍摄。QuickBooks Online让你的企业即使在移动中也能顺利运行。

QuickBooks版本

在线版与桌面版

当你在QuickBooks Online和QuickBooks Desktop之间选择时，你需要考虑你的业务需求以及你希望如何工作。QuickBooks Online使用订阅模型，月费从30美元到200美元不等。这使其对中小型企业具有灵活性。QuickBooks Desktop让你一次性支付或使用年度订阅，如果不需要频繁更新，可以长期节省费用。

QuickBooks Online提供现代、易于学习的界面。你获得自动更新并可以从任何有互联网的设备访问数据。如果你远程工作或团队分布在不同地点，这很有帮助。QuickBooks Desktop提供更多高级功能，如详细的库存跟踪和行业特定工具。你将其安装在电脑上，因此你可以控制数据，但必须自行更新。

以下是帮助你比较这些QuickBooks产品的表格：

功能	QuickBooks Online	QuickBooks Desktop
更新	自动	手动
访问	云端，任何设备	仅限本地电脑
协作	实时，多用户	有限，需刷新
库存	基础	高级
行业工具	通用	专业版
自动化	强大	自动化较少

QuickBooks Online如果需要简单访问、自动化和简单设置，效果很好。QuickBooks Desktop适合需要高级库存或行业功能的企业。QuickBooks Accountant Desktop是为管理多个客户的会计师设计的特殊版本。

提示：如果你想随时随地工作并需要简单工具，QuickBooks Online是不错的选择。如果需要深入功能且不介意在一台电脑上工作，QuickBooks Desktop或QuickBooks Accountant Desktop可能更适合你。

自雇版

QuickBooks Self-Employed是专为自由职业者和独立承包商设计的QuickBooks产品之一。你可以使用它分离业务和个人费用、跟踪里程和寻找税务扣除。该软件帮助你在无需会计技能的情况下组织财务。

使用QuickBooks Self-Employed，你获得：

• 自动分离业务和个人费用。
• 使用GPS跟踪里程以记录商务旅行。
• 为客户提供简单的发票。
• 季度税务计算和提醒。
• 与TurboTax集成，便于税务申报。
• 移动访问，因此你可以在移动中管理资金。

QuickBooks Self-Employed帮助你导入交易、拍摄收据照片并自动匹配费用。你可以专注于工作，而软件为税务时间准备好记录。此版本不具备QuickBooks Online或QuickBooks Desktop的所有功能，但涵盖了自由职业者最需要的功能。QuickBooks Accountant Desktop还可以帮助税务专业人士支持自雇客户。

QuickBooks功能

QuickBooks功能为你提供管理企业财务的强大工具。你可以自动化许多任务，如发票、跟踪收入和费用、工资单和报告。这些功能帮助你节省时间、减少错误并更好地控制财务管理。

发票

你可以使用QuickBooks创建和发送专业发票。系统让你的客户通过信用卡、ACH转账或移动支付直接从发票支付。QuickBooks Payments让你的客户能够快速支付你。自动化提醒帮助你按时收款并减少逾期发票。当你将QuickBooks发票与集成支付解决方案结合使用时，你可以加速支付收集并改善现金流。自动化功能如实时支付同步、提醒和更快争议解决减少手动错误和延误。这个过程帮助你更快收到款项并改善客户服务。在QuickBooks中自动化发票提高效率并实现快速准确的发票对账。

费用跟踪

QuickBooks使跟踪收入和费用变得简单。你可以链接银行账户和信用卡，从而允许自动导入交易。这种自动化帮助你分类费用并附加收据，因此你的记录保持井然有序且最新。QuickBooks通过扫描收据上的条形码并提取关键数据，如日期、金额和供应商，增强费用跟踪。你无需手动输入这些信息。你可以使用移动应用程序快速上传收据，防止重要记录丢失。费用被分组和分类，帮助你控制支出、设置预算和分析成本。这些功能支持更好的税务扣除并提高你的整体盈利能力。收入和费用跟踪是QuickBooks功能的核心部分。

工资单

QuickBooks工资单为你提供支付员工的完整解决方案。你可以自动计算工资、税款和扣除。系统为你处理直接存款并提交联邦和州工资税。QuickBooks工资单包括内置时间跟踪，因此你可以准确支付团队。你可以生成工资单摘要和其他与会计数据直接连接的报告。自动化工资单处理节省时间并减少错误。QuickBooks工资单与超过750个业务应用程序集成，便于管理你的员工队伍。如果你在多个州支付员工，QuickBooks工资单支持多州工资单，尽管可能需要更高层级的计划。与会计软件的集成意味着你无需手动传输数据，从而降低错误风险。

功能/方面	QuickBooks Online带工资单	独立工资单服务（如Gusto）
集成	与QuickBooks会计软件完全集成，自动化数据流，减少错误	需要单独的会计软件，需要手动数据传输
工资单自动化	计算工资、税款、扣除；处理直接存款；自动提交联邦和州税	自动化工资单，但可能缺乏与会计集成的税务申报
时间跟踪	内置时间跟踪工具直接输入工资单计算	通常需要单独的时间跟踪软件
报告与分析	提供损益表、资产负债表、工资单摘要，与会计数据集成	报告可能是仅限工资单，与会计集成较少
第三方集成	与超过750个业务应用程序集成	因提供商不同而异，通常集成较少
多州工资单	支持多州工资单，但可能需要更高层级计划并产生额外费用	通常提供更好的多州支持，取决于提供商
用户体验	用户友好，但对于复杂工资单设置可能具有挑战性；客户支持评价不一	通常用户友好；支持质量因提供商而异
成本	基础成本较高；州申报和高级功能需额外费用	基础价格较低；会计软件和数据处理需单独成本
适用性	最适合具有简单工资单需求的中小型企业	适用于各种规模；可能更适合复杂或多州工资单
长期优势	集成节省时间，减少错误，并避免业务增长时的迁移成本	随着业务扩展可能需要更换或额外软件

报告

QuickBooks提供强大的报告工具，帮助你了解企业表现。你可以生成基本的财务报告，如损益表、资产负债表和现金流量表。这些报告帮助你监控收入、费用、盈利能力和财务稳定性。销售报告显示收入、销售趋势和客户购买模式。库存报告跟踪库存水平和短缺。工资单报告帮助你管理员工支付和劳动成本。QuickBooks报告工具将原始会计数据转化为可操作信息。你可以自定义报告、自动化报告生成并将数据导出到Excel进行深入分析。这些工具提供实时财务洞察并支持数据驱动的决策。定期使用报告帮助你识别增长机会、控制成本并与利益相关者沟通。

• 财务报告帮助你监控收入、费用和盈利能力。
• 销售报告分析收入和客户趋势。
• 库存报告改善库存管理。
• 工资单报告跟踪劳动成本并确保合规性。
• 可自定义报告和实时洞察支持更好的决策。

税务工具

QuickBooks包括税务工具，使税务季节更轻松。你可以使用Payroll、Self-Employed和TurboTax集成等配套应用程序自动计算工资税并跟踪承包商的1099表格支付。系统自动分类交易、发送税务文件提醒并安排报告和对账。你可以跟踪里程、家庭办公室扣除、设备折旧和承包商费用以最大化扣除。QuickBooks分离业务和个人交易并为税务分类账户类型。定期对账保持你的账本干净。QuickBooks Live Expert Tax服务为你提供与税务专业人士的联系，他们可以帮助你准备和提交税务。你可以选择全服务税务申报或在自己准备税务时获得专家帮助。这些服务确保准确性并帮助你获得最多的扣除和抵免。

• Payroll、Self-Employed和TurboTax集成自动化税务计算和报告。
• 自动分类和提醒简化税务准备。
• 费用跟踪涵盖里程、家庭办公室和设备以获得更好的扣除。
• QuickBooks Live Expert Tax服务提供专业支持。

集成

QuickBooks与超过750个第三方应用程序连接，扩展其财务管理能力。你可以与CRM工具、支付平台、电子商务解决方案等集成。这些集成自动化工作流程、同步数据并减少手动输入。例如，你可以使用Method CRM或Salesforce进行客户管理，Square进行支付，Fundbox进行贷款，Expensify进行费用管理。QuickBooks Checking允许你管理支付、同步交易并改善现金流。你还可以使用Gusto进行工资单、Melio进行账单支付，以及Zapier将QuickBooks与数百个其他应用程序连接。这些集成帮助你简化业务流程并保持财务数据准确。

应用程序	类型/类别	QuickBooks集成的额外功能
Method CRM	CRM	双向同步、自定义报告、工作流程自动化、支付门户
Salesforce	CRM	客户数据管理、市场自动化、客户服务工具
Square	支付与POS	非接触式支付、供应商管理、同步交易和库存
Fundbox	贷款	短期信贷额度、自动同步、更快资金决定
Synder	电子商务集成	自动化报告、智能发票、账户对账
Expensify	费用管理	收据扫描、移动应用程序、公司卡对账
Gusto	工资单	工资单处理、入职工具、简化工作流程
Melio	支付平台	在线账单支付、银行转账、定期支付
Collbox	应收账款	自动化收款、改善现金流、发票跟进
Zapier	自动化工具	将QuickBooks与数百个应用程序连接，自动化工作流程
Insightly	CRM	同步联系人、任务、项目，自动销售同步

电子支付、银行连接和实时洞察

QuickBooks Checking和QuickBooks Payments让你接受信用卡、借记卡、ACH银行转账和移动支付。你可以发送带有“立即支付”按钮的发票，自动化支付提醒并安排对供应商的支付。交易自动同步，减少手动输入和错误。QuickBooks Checking提供实时支付跟踪和长达90天的现金流可见性。与QuickBooks Online或Desktop的集成确保你的记录保持准确。你可以为提前支付提供折扣、管理争议并设置可自定义的支付条款。超过95%的会计师表示QuickBooks Online Payments节省时间，89%的用户报告更好的现金流规划。系统使用加密交易和防欺诈措施保护你的数据安全。

QuickBooks功能的局限性

QuickBooks功能有一些限制。该软件缺乏特定行业的功能，如建筑的详细项目成本核算或制造的高级库存管理。报告选项对某些企业可能不够可定制。随着你的企业增长，你可能面临文件大小和用户数量的限制。一些用户报告系统崩溃和数据丢失。如果未正确设置，QuickBooks Checking和集成可能需要手动输入数据。系统并不总是提供强大的审计跟踪或高级合规控制。库存控制保持基础，可能不适合具有复杂需求的企业。QuickBooks Ledger和QuickBooks Checking帮助年终报告，但可能无法涵盖所有特定需求。

注意：QuickBooks最适合具有一般会计需求的中小型企业。如果需要高级功能或行业特定工具，你可能需要寻找额外的解决方案或集成。

开始使用

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开始使用QuickBooks很简单，只要遵循几个清晰的步骤。你可以设置账户、组织业务信息并自定义仪表板以适应你的需求。

注册

要开始，你需要创建QuickBooks账户。以下是逐步指南：

1. 访问QuickBooks网站并选择适合你企业的计划。
2. 输入你的电子邮件地址、姓名和手机号码。设置一个安全密码。
3. 选择你的订阅计划并输入支付详情。
4. 添加你的公司信息，如企业名称、地址和税号。
5. 完成设置清单。如果你愿意，可以进行快速导览。

提示：在开始之前准备好你的业务详情和银行账户信息。这将使过程更快。

设置账户

注册后，你需要在QuickBooks中设置账户。此步骤帮助你准确跟踪资金。使用账户表组织你的财务。以下是常见账户类型的表格：

账户类型	描述	示例
资产账户	你的企业拥有的	银行账户、库存
负债账户	你的企业欠下的	贷款、信用卡余额
收入账户	你的企业赚取的	销售收入、租金收入
费用账户	你的企业支出的	广告、工资

你可以自定义这些账户以匹配你的业务需求。尽可能与会计师一起审查你的账户。

连接银行数据

连接你的银行和信用卡账户到QuickBooks可以节省时间并减少错误。该软件自动导入交易。你可以设置规则以分类费用和收入。这种自动化帮助你保持记录准确和最新。定期检查你的银行连接并审查交易以尽早发现错误。

自定义仪表板

你可以个性化QuickBooks仪表板以显示你最常使用的信息。拖放小部件重新排序。调整小部件大小以适应你的偏好。为发票或账单等功能添加书签。每个用户可以设置自己的仪表板而不影响其他人。你还可以从仪表板更新公司名称和标志。

注意：如果需要帮助，QuickBooks提供设置指南、视频和客户支持来解答你的问题。

定价

计划

当你查看QuickBooks时，你会看到几个定价计划。每个计划适合不同的企业规模和需求。你可以开始30天免费试用以测试功能，然后再付费。QuickBooks提供四个主要计划。简单起步计划每月费用35美元，支持一名用户。基础计划每月65美元，允许最多三名用户。增强计划每月99美元，支持五名用户。高级计划每月235美元，适合最多25名用户。每个计划都提供试用，因此你可以尝试软件并查看是否符合你的需求。

以下是显示主要QuickBooks计划的表格：

计划名称	月费	用户限制	最适合
简单起步	$35	1	自由职业者、个体户
基础	$65	3	小型团队、成长型企业
增强	$99	5	库存、项目跟踪
高级	$235	25	大型企业

你可以将QuickBooks与另一款流行的会计软件Xero进行比较。Xero提供更低的价格和无限用户，但QuickBooks提供更多高级功能。下面的图表显示月费比较：

注意：QuickBooks通常为前几个月提供折扣。你可以使用试用探索所有功能后再决定。

包含内容

每个QuickBooks计划包括不同的功能。简单起步计划提供基础发票、费用跟踪和财务报告。基础计划增加账单管理和更好的报告。增强计划包括库存跟踪和项目管理。高级计划提供自定义报告、高级分析和优先支持。你可以为任何计划添加工资单，需额外费用。每个计划都附带试用，因此你可以查看最适合你的企业。

以下是分解每个计划内容的表格：

计划名称	主要功能	针对的企业规模
简单起步	基础发票、费用跟踪、财务报告	自由职业者、个体户
基础	简单起步的所有功能 + 账单管理、增强报告	成长型小型企业
增强	基础的所有功能 + 库存跟踪、项目管理	有库存或项目的企业
高级	增强的所有功能 + 自定义报告、高级分析、优先支持	具有复杂需求的大型企业

你可以为每个计划使用试用。这帮助你找到合适的选择。如果你想测试库存或高级报告等功能，你可以在试用期间切换计划。QuickBooks还让你尝试作为附加功能的工资单。许多用户通过试用来查看QuickBooks如何满足他们的需求。

作为初学者选择QuickBooks，你获得许多优势。

1. 该软件提供用户友好的界面、灵活的定价和自动化功能，减少手动工作。
2. 你每周可节省高达15小时在簿记、发票和费用跟踪上。
3. QuickBooks帮助你保持井然有序，支持业务增长并提供实时洞察。
   许多企业主报告在转换到QuickBooks后增长更快并更专注于战略。尝试它以简化你的财务并为企业成功奠定基础。

常见问题

如何为你的企业选择合适的QuickBooks计划？

你应该查看你的企业规模、用户数量和所需功能。开始免费试用。使用表格或QuickBooks网站比较计划。随着企业增长升级计划。

如果你不是会计师，可以使用QuickBooks吗？

是的，你无需会计经验即可使用QuickBooks。该软件使用简单的菜单和指南。你还可以找到教程和客户支持来帮助你学习。

QuickBooks可以与美国以外的银行合作吗？

QuickBooks与全球许多银行连接，包括香港银行。你可以链接账户以导入交易。检查QuickBooks网站以获取支持的银行列表。

QuickBooks中的财务数据有多安全？

QuickBooks使用加密和安全工具保护你的数据。你获得安全登录和定期备份。始终使用强密码并启用双重身份验证以增加安全性。

QuickBooks 让财务管理更清晰，但在跨境收付款时，你还需要一个高效的资金通道。

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